Dit is het gegevensbeschermingsbeleid van VANERUM in verband met de verwerking van gegevens van personen extern aan onze organisatie (bv. klanten, prospecten, zakelijke contacten, leveranciers, bezoekers van onze gebouwen of onze website, deelnemers aan activiteiten en sollicitanten).

Dit beleid is enkel van toepassing op de verwerking van gegevens van natuurlijke personen, niet op deze van rechtspersonen.

Het beleid kan van tijd tot tijd aangepast worden en elke aanpassing wordt op de website www.vanerum.be gepubliceerd.

Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingen van persoonsgegevens

2.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

VANERUM NV, met maatschappelijke zetel te België, 3290 Diest, Kleine Schaluinweg 7, ondernemingsnummer 0421.014.939, telefoon 0800 32 220, (hierna “VANERUM”, “wij” of “ons”) treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kan bij VANERUM terecht voor de uitoefening van uw rechten ten aanzien van uw gegevens. Het contactpunt voor de verwerkingsverantwoordelijke is te vinden in sectie 2.5 van dit beleid.

2.2 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u een van de contactformulieren op onze website gebruikt, of u uw contactgegevens met ons deelt op een vakbeurs.

Soms krijgen wij uw contactgegevens via de organisatie waar u werkt (uw werkgever, uw opdrachtgever etc.) of via een externe partner van ons (bv. een aanwervingsbureau).

In sommige gevallen kunnen wij deze gegevens ook vinden, actualiseren, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen (o.a. internet) en sociale netwerken.

2.3 Geven wij uw persoonsgegevens door buiten de Europese Unie?

Onze servers staan in de EU en wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij:

op uw verzoek; of
voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons; of
voor zover dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
in het kader van het gebruik van sommige softwaretoepassingen. In zulk geval wordt een passend beschermingsniveau geboden via het gebruik van de modelbepalingen van de Europese Commissie.

Een kopie van de passende waarborgen kan op aanvraag worden verkregen.

2.4 Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft verschillende rechten:

U heeft steeds een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken.

U heeft steeds een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken, te verbeteren of aan te vullen.

U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij over u verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.

U heeft een recht op beperking van de verwerking van persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Dit laat u toe het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen, zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.

U heeft een recht tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar te honoreren - dit recht geldt enkel wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang.

U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.

U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe persoonsgegevens vlot van één verwerkingsverantwoordelijke naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend wanneer onze verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

U kan uw rechten uitoefenen door de Privacy Compliance Officer te contacteren, zie hieronder.

2.5 Heeft u een vraag of klacht?

Voor alle vragen of klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens kan u steeds onze Privacy Compliance Officer contacteren: privacy@group-i3.com

U kan ook steeds een verzoek of klacht indienen bij de toezichthoudende overheid van de plaats waar u verblijft. Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

Tel. +32 2 247 48 00.

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Verwerkingen die op u van toepassing kunnen zijn

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en onder de volgende modaliteiten. Deze zijn afhankelijk van jouw hoedanigheid.

3.1 U bent een klant van VANERUM

Indien u (de contactpersoon bij) onze klant bent, verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

Dienstverlening (toegang tot onze diensten bv. leasing en trainings bij bepaalde producten) op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Klantenbeheer (levering van de dienst, beheer klantenrelatie, facturatie, inning, etc.) op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren;

Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van onze activiteiten en expertise.

Plaatsen van foto’s van jou (bv. tijdens een training) op onze website of sociale media op basis van jouw toestemming om het publiek te kunnen informeren over onze activiteiten en diensten.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na beëindiging van onze overeenkomst met u. Voor verwerkingen op basis van uw toestemming of met betrekking tot direct marketing verwerken wij uw gegevens tot intrekking of uitschrijven. U kan uw toestemming steeds intrekken.

Indien u ons in het kader van de levering van de dienst persoonsgegevens van anderen dan uzelf toevertrouwt, gaan wij ervan uit dat u die gegevens rechtmatig verwerkt en aan ons mag meedelen.

Voor deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.2 U bent een deelnemer van trainings

Indien u een deelnemer van trainings bent, verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

Dienstverlening op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van onze activiteiten en expertise.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na beëindiging van onze overeenkomst of, bij gebrek daaraan, sinds de laatste interactie met u. Voor verwerkingen op basis van uw toestemming of met betrekking tot direct marketing verwerken wij uw gegevens tot intrekking of uitschrijven.

Voor deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.3 U bent een prospect van VANERUM

Indien u een potentiële klant bent, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Prospectenbeheer op basis van uw toestemming (indien u zelf ons uw contactgegevens verstrekte), op basis van de noodzaak om precontractuele maatregelen te nemen (indien u klant wenst te worden).

Direct marketing op grond van uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken.

Wij houden uw contactgegevens bij zolang u uw toestemming niet intrekt of tot maximaal 10 jaar na ons laatste contact.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.4 U bent een leverancier of zakelijk contact van VANERUM

Indien u producten of diensten levert aan ons of werkt bij/voor een leverancier van producten en diensten voor ons, verwerken wij uw persoonsgegevens voor leveranciersbeheer op basis van de noodzaak om een overeenkomst met de leverancier uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10jaar na de laatste levering

De onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.5 U bent een bezoeker van de website van VANERUM

Indien u onze website bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens:

Door het beantwoorden van vragen, u te informeren over producten en diensten om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 1 jaar na ons laatste contact met u.

Voor deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

3.6 U volgt (een van de) socialemediakanalen van VANERUM

Indien u ons via sociale media volgt, verwerken wij uw persoonsgegevens:

Om u informatie te kunnen geven over onze producten en diensten om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;

Om u informatie te kunnen geven over onze producten en diensten om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;

Direct marketing op grond van uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken.

Voor dit doeleinde kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
de derde partijen die in het cookie beleid vermeld worden.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 1 jaar na onze laatste contact met u.

3.7. U bent een sollicitant bij VANERUM

Indien u solliciteert voor een job bij ons, verwerken wij uw persoonsgegevens als sollicitant voor:

Het beheer en evaluatie van uw sollicitatie in het kader van het nemen van precontractuele maatregelen;

Het aanhouden van een wervingsreserve op basis van de noodzaak ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u later te contacteren voor een jobopportuniteit indien er geen vacature onmiddellijk vrij is. Wenst u niet in de wervingsreserve te worden opgenomen, dan kan u hiertegen steeds bezwaar maken.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na uw sollicitatie.

Voor deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers)
1. In elk geval

In elke geval kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken voor:

Fusies en overnames, op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin i) de juridische entiteiten die een dergelijke operatie overwegen, in staat te stellen kennis te nemen van elkaars persoonsgegevens en ii) de fusie of overname daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar.

Beheer van geschillen op basis van de wet van 30 juli 2018 (art. 10, §1, 1°) en de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin onze rechten te kunnen vrijwaren in het kader van geschillen. Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na beëindiging van het geschil.

melden van veiligheidsincidenten onder relevante wetgeving (o.a. NIS-wet en GDPR) op basis van onze wettelijke verplichtingen. Wij houden uw gegevens bij tot 5 jaar na afsluiten van het incident.

Voor deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

rechtbanken, advocaten, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;